Motor de reglas de negocio : automatización inteligente para la toma de decisiones
Las reglas son esenciales para guiar a los empleados en los pasos correctos. Sin embargo, simplemente lanzar reglas a los equipos sin una herramienta para aplicarlas puede aumentar los errores. Aquí es donde los motores de reglas de negocio (BRE) entran en juego.
Los BRE son herramientas de software que ayudan a los responsables de procesos empresariales a garantizar que todos cumplan con las reglas establecidas. Los CIO pueden usarlos para definir las acciones que se deben tomar en respuesta a ciertas acciones o eventos, automatizando las decisiones basadas en condiciones predefinidas. El objetivo de los BRE es lograr un proceso de toma de decisiones consistente, asegurando que siempre se alinee con las políticas de la empresa.
¿Por qué son necesarios los motores de reglas de negocio?
Imagina un equipo que maneja procesos importantes que involucran solicitudes o aprobaciones. La situación habitual es que el proceso documentado indica claramente qué ocurre en condiciones particulares, pero cuando llega el momento de manejar solicitudes individuales, el caos se instala. Las solicitudes se dispersan en correos electrónicos, hojas de cálculo o incluso tableros de proyectos, complicando el proceso.
Esto también afecta a los empleados de otros departamentos. Cuando intentan acceder a la persona adecuada dentro del equipo para sus necesidades, se encuentran con confusión. Los externos no conocen la forma de operar del equipo y no saben a quién contactar ni cómo obtener lo que necesitan.
Las reglas tutorialn a los empleados hacia los pasos correctos, pero sin ayuda para seguirlas, los errores se multiplican. Los motores de reglas de negocio ayudan a los responsables de procesos asegurando que todos cumplan con estas reglas.
¿Qué es un motor de reglas de negocio (BRE)?
Un motor de reglas de negocio es una herramienta de software que automatiza las decisiones en diferentes etapas de un proceso empresarial. Estas decisiones se toman según las reglas y condiciones predefinidas cargadas en el BRE.
Beneficios de utilizar un BRE
Los BRE ofrecen numerosos beneficios para tu negocio, aquí te presentamos cuatro de ellos:
Mejora del Cumplimiento
No es necesario estar constantemente detrás de cada proceso para asegurar su cumplimiento con las políticas. El BRE lo hace por ti. Es más fácil generar registros de auditoría y obtener información sobre tus procesos. Los procesos se vuelven transparentes y puedes controlar fácilmente los plazos.
Reducción de la Toma de Decisiones Manual
Las tareas repetitivas cuestan $5 billones de dólares al año (1) a nivel mundial. Los trabajadores de oficina dedican un promedio de 69 días al año a tareas mundanas, principalmente a decisiones manuales para dirigir las tareas a la persona adecuada. Con los BRE, los empleados pueden dedicar su tiempo a tareas que requieren atención humana y no al enrutamiento manual.
Mayor Conectividad y Productividad
Los buenos BRE incluyen enrutamiento dinámico. Las tareas en un proceso se enrutan automáticamente a la persona adecuada en el flujo de trabajo. Ya no se necesita un intermediario para distribuir las tareas. Los BRE también se integran con herramientas empresariales como CRM y ERP para reducir la entrada manual de datos.
Mejora de la Calidad del Trabajo
La capacidad de las máquinas para evitar errores es una gran ventaja. Los BRE tienen condiciones claras que definen cada paso, eliminando errores de forma natural. Los equipos operan con la confianza de que no cometerán errores, lo que acelera la innovación y aumenta la calidad del trabajo.
Tipos de motores de reglas de negocio
Todos los departamentos tienen documentos que dictan cómo se debe realizar un proceso. Una lista exhaustiva de partes interesadas, condiciones, pasos y todo lo demás. Para evitar errores, muchos empleados utilizan plantillas gratuitas, hojas de cálculo, tableros de proyectos o cualquier otra herramienta que les brinde un medio visual.
Los BRE van un paso más allá de las plantillas genéricas y los tableros de proyectos. Funcionan en segundo plano hasta que se analizan y monitorizan. Estos son los tres tipos principales:
BRE básico basado en flujo de trabajo
Algunas herramientas incluyen funciones de flujo de trabajo simples. Si hay muchos usuarios que usan la herramienta, los administradores pueden crear flujos de trabajo simples que actualicen campos automáticamente, envíen correos electrónicos y enruten tareas a los usuarios del sistema. Sin embargo, estas funciones solo funcionan cuando hay decisiones de sí o no en el flujo de trabajo. Algo más complejo y empiezan a fallar.
Aplicación :
Un ejemplo de cómo se crea un flujo de trabajo simple en Slack para un nuevo empleado. Tan pronto como se agrega un nuevo miembro a una cuenta de Slack, los documentos de incorporación se envían automáticamente al usuario.
BRE basado en lógica
Este tipo de BRE busca aprovechar el potencial de la codificación sin la complejidad. La lógica simple y las fórmulas matemáticas son algo que la mayoría de los empleados comprenden y pueden hacer de forma natural. Los BRE basados en lógica son capaces de realizar flujos de trabajo simples hasta reglas y condiciones lógicas.
Utilizando reglas simples, puedes automatizar decisiones cruciales en tu proceso. Puedes crear formularios digitales, iniciar pasos de aprobación paralelos y asignar automáticamente usuarios a pasos intermedios de acuerdo con reglas preestablecidas.
Aplicación :
Supongamos que un empleado solicita una orden de compra. Hay varios factores que definen los pasos y los aprobadores, como el artículo solicitado, el costo y la evaluación del proveedor. Para automatizar este proceso, se necesita cierto nivel de control con las reglas de asignación. Por ejemplo, en la imagen de abajo, el director de compras también debe aprobar la solicitud si se trata de una solicitud de CapEx.
BRE basado en codificación
En el contexto de los BRE, la automatización de procesos robóticos (RPA) es un actor importante. En RPA, se crean bots y se les asigna una lista de tareas para realizar. Estos bots atraviesan archivos, aplicaciones y redes para leer/escribir datos y realizar cualquier otra función automáticamente.
Sin embargo, la RPA requiere una buena cantidad de codificación. Se necesitan desarrolladores capacitados para crear e implementar soluciones de RPA.
Aplicación :
Los equipos financieros manejan múltiples facturas todos los días. Diferentes proveedores envían facturas en diferentes formatos y monedas. Revisar manualmente las facturas y realizar las entradas consume demasiado tiempo y es propenso a errores catastróficos. La RPA escanea todas las facturas mediante reconocimiento óptico de caracteres (OCR), realiza pagos y actualiza las herramientas contables automáticamente.
¿Cómo funciona un motor de reglas de negocio?
El motor de reglas de negocio es esencialmente un programa de toma de decisiones que puede automatizar lo que debe suceder en la siguiente etapa del flujo de trabajo o proceso empresarial.
Toma datos como entrada de otras aplicaciones y genera salida en función de las reglas de negocio predefinidas. Para ello, analiza los datos de entrada obtenidos en un formato que el motor pueda comprender y procesar directamente, ejecuta las reglas en los datos proporcionados y genera una salida en un formato que se pueda comprender a través de la aplicación de interfaz de usuario.
¿Cómo elegir el motor de reglas de negocio ideal?
La respuesta a qué tipo de BRE necesitas depende del nivel de reglas de negocio que quieras manejar. Además, el usuario final objetivo y el BRE deben ser compatibles. El usuario final debe poder comprender y realizar cambios en el proceso si es necesario.
Si necesitas:
- Flujos de trabajo muy simples, puedes gestionarlo con plantillas gratuitas y funciones de flujo de trabajo en las herramientas existentes.
- Un buen nivel de decisiones automatizadas, necesitas BRE basados en lógica que funcionen según condiciones preestablecidas.
- Automatización personalizada de alto nivel, necesitas codificar manualmente o contratar desarrolladores y organizar proyectos.
En general, los usuarios empresariales son el público más amplio que se beneficia de los BRE. Una gran cantidad de procesos y transacciones ocurren en áreas funcionales importantes como RRHH, compras, finanzas, TI, administración de oficinas, ventas, etc. Elegir un BRE que se adapte a este público es una forma inteligente de invertir.
Kissflow es una plataforma de bajo código/sin código basada en lógica ideal para usuarios empresariales que desean un buen nivel de automatización y control sobre sus procesos. Los usuarios empresariales pueden crear sus propios procesos en Kissflow a través del editor visual de arrastrar y soltar y configurar lógica condicional para crear reglas que desencadenen diferentes tareas y flujos. Pueden administrar sus procesos de aprobación existentes y crear nuevos sin ayuda del departamento de TI.
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Cómo definir las reglas de negocio
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